Vernetzung bringt Farben zum Leuchten

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT UNTERSTÜTZT QM-SYSTEM

Gelingt es, ein QM-System transparent abzubilden und allen Mitarbeitern leicht zugänglich zu machen, können Redun­danzen eliminiert und der Pflegeauf­wand deutlich reduziert werden. Es kann sogar zu einem Umdenken der Mitarbeiter über dessen Nutzen führen. Um dies zu erreichen, arbeitet ein Far­benhersteller seit etwa eineinhalb Jah­ren mit der Software Limsophy BPM der Schweizer AAC lnfotray AG.

Hauptgrund für die Einführung einer QM-Software war die notwendige Neu­ausrichtung und Überführung des alten QM-Systems in ein integriertes Manage­mentsystem. Zur besseren Übersichtlich­keit und einfacheren Handhabung sollte es mit einer geeigneten Software verwaltet werden. Weitere Ziele, die über die Pro­zessverwaltung hinaus verfolgt werden sollten, waren eine einfache Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungspro­zesses, eine effiziente Reklamationsbear­beitung und die Möglichkeit einer zuver­lässigen Nachverfolgung von abteilungsübergreifenden Aufgaben.

Die Schweizer Rotoflex AG, Grenchen, produziert Druckfarben und Lacke für Lebensmittelverpackungen im High-Quality-Segment. Ihr QM-System um­fasst die Entwicklung, die Produktion und den Verkauf von Druckfarben und La­cken. Seit 2005 ist das Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert.

Zunächst wurde eine Software evalu­iert, die einzig die Prozessverwaltung be­herrschte. Eine Applikation allein für das Prozessmanagement erfüllte aber die ge­steckten Ziele der Abbildung des gesam­ten Qualitätsmanagements nicht. Auch die Idee des Aufbaus eines betriebseige­nen Wikis wurde schließlich wieder ver­worfen. Über eine Empfehlung wurde das Management von Rotoflex auf den Soft­wareanbieter AAC Infotray AG und des­sen Lösung Limsophy BPM aufmerksam. Kurz nach dem Erstkontakt im Herbst 2010 besuchten der Leiter Finanzen & HR und die Leiterin QM den Softwareanbie­ter auf der Messe IllMAC in Basel, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Nach Klärung der notwendigen Funktio­nen und der zwingenden Forderung, dass Limsophy Citrix-fähig ist, stand einer Ein­führung nichts mehr im Weg.

Modularer Aufbau erleichtert die Implementierung

Vor der Umstellung auf die computerge­stützte Lösung wurden eine Prozessland­karte der Rotoflex AG erstellt und aktuelle Prozessbeschreibungen erarbeitet. Die Implementierung verlief ohne größere Schwierigkeiten. Der Softwareanbieter führte für eine Gruppe von Mitarbeitern eine Grundlagenschulung durch. Zu Be­ginn stand die Erstellung des QM-Hand­buchs im Vordergrund. Der modulare Aufbau der Software erlaubte es, sich zu­nächst auf dieses Thema zu konzentrieren.

Die Dateien der bestehenden Formu­lare, Checklisten und Arbeitsanweisungen konnten einfach übernommen werden und wurden bei dieser Gelegenheit aktua­lisiert. Durch diese Dokumentation wur­den Unstimmigkeiten im QM-System auf­gedeckt und korrigiert. Selbstverständlich wurden Aufgaben auch vorher erledigt, aber oft waren die Aufgaben nicht klar umschrieben, Zuständigkeiten nicht ein­deutig definiert oder schlicht nicht or­dentlich dokumentiert. Es dauerte etwa sechs Monate vom Zeitpunkt der Einfüh­rung, bis die Mitarbeiter über ein komplettes, mit dem System erstelltes QM­-Handbuch verfügten. Bei der Freigabe neuer Versionen von Prozessen oder Do­kumenten werden diese von der Applika­tion mit einer neuen Versionsnummer versehen und automatisch ins Handbuch exportiert. Somit stehen nur gültige Do­kumentenversionen zur Verfügung. Dies führt, auch aufgrund der Zeiteinsparung, zu einer höheren Motivation, Prozesse und Hilfsmittel aktuell zu halten. Heute sind die Prozesse bei Rotoflex transparent und aktuell dokumentiert. Sie dienen auch als Schulungsgrundlage für beste­hende und neu eintretende Mitarbeiter.

Für die Anwender stehen drei unter­schiedliche Benutzerebenen zur Verfü­gung: Das System kann über die Step-by­Step-Oberfläche oder über die Experten­oberfläche bedient werden. Der Zugriff aufs Handbuch erfolgt über einen Brow­ser. So ist es möglich, den Schulungsauf­wand für die Mitarbeiter, die nur über eine Leseberechtigung verfügen und keine Änderungen an Prozessdokumenten vor­nehmen dürfen, gering zu halten.

Im zweiten Schritt wurden die Modu­le Risikomanagement und Audit in Be­trieb genommen. Dazu folgten zwei wei­tere Schulungen für ausgewählte Mitar­beiter. Anschließend wurde der automa­tische E-Mail-Versand von Aufgaben eingerichtet. Da der Farbenhersteller zur Revision verpflichtet ist, muss er ein funk­tionstüchtiges Risikomanagement nach­weisen. Hierbei mussten keine Kompro­misse eingegangen werden. So konnte das alte, Excel-basierte interne Kontrollsys­tem vollständig im Modul Risikomanage­ment abgebildet werden.

Die kontinuierliche Verbesserung durch interne Audits ist eine zentrale Aufgabe des Qualitätsmanagements, die durch das Modul Audit vereinfacht wird. Dieses dient der Planung interner Audits und wird insbesondere im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und für die Vorbereitung auf das jährliche externe Audit benutzt. Im System erfasste Prozesse können automatisch über Audits verteilt werden, das Hinzufügen weiterer Checkpunkte und Zeitangaben ist ebenso möglich. Da in der integrierten Personenverwaltung definiert ist, welche Funktionen eine Person ausübt, können involvierte Personen und Funktionen per Maus­klick zu einem Audit hinzugefügt werden. Über die mitgelieferten Berichtsvorlagen, die auch vom Anwender erstellt und ange­passt werden können, lässt sich so inner­halb weniger Minuten ein Auditpro­gramm als PDF-Datei erstellen.

Das Modul Q-Meldungen/To-Dos wurde in einem dritten Schritt in Betrieb genommen. Es wird hauptsächlich zur Dokumentation interner Fehler, zur Be­arbeitung und Terminüberwachung von Maßnahmen aus internen Audits, zur Aufnahme von Verbesserungsvorschlä­gen und zur Reklamationsbearbeitung verwendet. Letztere wurde früher über ein entsprechendes Formular abgewi­ckelt. Der Nachteil dabei waren die verzö­gerten Durchlaufwege und der nicht durchgängig kontrollierbare Prozess. Durch die Möglichkeit zur Selektion ist es heute einfacher, den Überblick über offe­ne und in Bearbeitung stehende Rekla­mationen zu behalten. Der Versand von E-Mails bei neu erfassten Reklamations­-To-Dos und die Erinnerungs-E-Mails beim Überschreiten von deren Fälligkeit erfolgen automatisch.

Neben der Möglichkeit zur schrittwei­sen Inbetriebnahme ist die Einteilung von Hauptverantwortlichen für verschiedene Themenbereiche ein weiterer Vorteil des modularen Systemaufbaus. Zurzeit be­treuen zwei Mitarbeiter von Rotoflex das System, die gelegentlich von einer dritten Person unterstützt werden. Als nächster Schritt ist die Inbetriebnahme des Moduls Zielmanagement geplant, um die strategi­schen Ziele in einer Balanced Score Card im System abzubilden.

Support und Schulung unterstützen im Arbeitsalltag

Bei der Inbetriebnahme eines bisher nicht genutzten Moduls ist die Bedienungsanlei­tung hilfreich. Es können aber auch jeder­zeit Schulungsdienstleistungen des Soft­wareanbieters in Anspruch genommen werden. Daneben stehen auch Support­Dienstleistungen per Telefon und über Fernwartungsprogramme zur Verfügung.

Wahrend und nach der Implementie­rung konnte Rotoflex bei allen Fragen und bei Anpassungen am System jeder­zeit mit schneller Unterstützung rechnen. Heute werden interne Schulungen und Auffrischungskurse in kleinen Gruppen durchgeführt. Nach eineinhalb Jahren kann ein positives Fazit gezogen werden: Der Aufwand für die Softwareeinführung zur Abbildung des QM-Systems hat sich gelohnt. Dem Ziel, das QM-System im Denken und Arbeiten bei den Mitarbei­tern zu etablieren und weiterzuentwi­ckeln, ist man bei Rotoflex deutlich näher­gekommen.